כשאנשים שואלים אותי איך לשפר פרזנטציה, הם רוצים לעיתים קרובות לדבר על אופן ההצגה: איך להישמע בטוחים יותר, מה לעשות עם הידיים, בכמה שקפים להשתמש או איך להתמודד עם המתח שמופיע רגע לפני שמתחילים.
השאלות האלה חשובות, אבל אחרי שנים רבות שבהן העברתי פרזנטציות וסייעתי לאנשים אחרים להתכונן אליהן, גיליתי שחלק מהבעיות הגדולות ביותר מתחילות עוד קודם. הן מתחילות כשהמציג מתיישב להכין את הפרזנטציה ושואל את עצמו: "מה אני רוצה לומר?"
זו נשמעת כמו שאלה הגיונית. יש לכם מידע, רעיונות או המלצות שאתם רוצים להעביר. אבל ברגע שאתם מתחילים מעצמכם, קל לבנות את הפרזנטציה סביב מה שאתם יודעים, במקום סביב מה שהקהל שלכם צריך.
חשבו על הקהל לפני שאתם בונים את הפרזנטציה
דמיינו שיש לכם עשרים דקות להציג הצעה בפני מנהלים בכירים. אתם מכירים היטב את הנושא, ולכן אתם מכינים שקפים שמסבירים את הרקע, את העבודה שהצוות שלכם ביצע, את הנתונים שאספתם ואת התהליך שהוביל להמלצה שלכם.
באותו זמן, המנהלים שיושבים מולכם עשויים לחשוב על שאלות אחרות לגמרי: כמה זה יעלה? איזו בעיה זה פותר? מהם הסיכונים? איזו החלטה אתם מבקשים מהם לקבל?
אם תגרמו להם להמתין חמש עשרה דקות עד שתגיעו לשאלות האלה, אתם עלולים לאבד את תשומת ליבם, גם אם הפרזנטציה שלכם מדויקת ומוכנה באופן מקצועי.
לפני שאתם מחליטים מה לכלול, חשבו על האנשים שיקשיבו לכם. מה הם כבר יודעים? מה חשוב להם? מה עלול להטריד אותם? מה הם צריכים לקבל מכם כדי להבין את הנושא או לקבל החלטה? התשובות יעזרו לכם להחליט לא רק מה צריך להיכלל בפרזנטציה, אלא גם על מה אפשר לוותר.
לדעת יותר לא אומר שצריך לומר יותר
אחד הקשיים בהצגת נושא שאתם מכירים היטב הוא להחליט מה לא לומר. ראיתי מציגים שמנסים להוכיח את המומחיות שלהם באמצעות הכנסת כמעט כל מה שהם יודעים לפרזנטציה, ובסופו של דבר משאירים את הקהל עם הרבה מאוד מידע ומעט מאוד בהירות.
הידע שלכם צריך לעזור לכם לבחור את המידע הנכון, ולא לגרום לכם להשתמש בכולו.
נניח שהשקעתם שישה שבועות בניתוח בעיה. הקהל שלכם לא בהכרח צריך לעבור יחד איתכם את כל ששת השבועות האלה. ייתכן שהוא זקוק לשלושה ממצאים, למסקנה אחת ולהמלצה ברורה. חלק גדול מהערך של העבודה שעשיתם נמצא דווקא ביכולת שלכם להחליט מה מתוך כל המידע הזה ראוי לזמן ולתשומת הלב המוגבלים של הקהל.
אותו עיקרון נכון גם לגבי שקפים. כאשר אנשים מנסים לקרוא פסקה, לבחון תרשים ולהקשיב לכם באותו זמן, אתם דורשים מהם לחלק את תשומת הלב שלהם בין כמה דברים. השקף צריך לתמוך במה שאתם אומרים, ולא להתחרות בכם על תשומת הלב של הקהל.
דעו מה אתם רוצים שהקהל ייקח איתו
לפני שאני מתחיל להכין את פרטי הפרזנטציה, אני מוצא שמועיל להשלים משפט אחד:
"כשהפרזנטציה הזאת תסתיים, אני רוצה שהקהל..."
אולי אתם רוצים שיאשר הצעה, יבין שינוי, יבחן מחדש הנחה מסוימת, יאמץ תהליך חדש או יזכור רעיון חשוב אחד. אם אינכם מצליחים להשלים את המשפט הזה בצורה ברורה, כנראה שהפרזנטציה זקוקה לעוד מחשבה לפני שהיא זקוקה לעוד שקפים.
לאחר שהמטרה ברורה, השתמשו בה כדי לבחון את מה שהכנתם. האם הדוגמה הזאת עוזרת? האם התרשים הזה מבהיר את הנושא? האם הקהל באמת זקוק לכל הרקע הזה? אם הסרת משהו הופכת את המסר לברור יותר מבלי להחליש אותו, הייתי שוקל ברצינות לוותר עליו.
תנו לפתיחה ולסיום תפקיד ברור
פרזנטציות רבות מתחילות בכמה דקות על המציג, על הארגון ועל הנושאים שיוצגו. לפעמים המידע הזה נחוץ, אבל בדרך כלל זו אינה הסיבה שבגללה אנשים מקשיבים לכם.
הפתיחה שלכם צריכה לעזור לקהל להבין מדוע כדאי לו להקדיש תשומת לב לדקות הבאות. אפשר להתחיל בבעיה שהקהל מכיר, בתוצאה בלתי צפויה או בשאלה שבאמת חשובה לו. הפתיחה הנכונה תלויה בקהל ובמטרת הפרזנטציה.
גם לסיום צריך להקדיש מחשבה. אם הצגתם כדי שתתקבל החלטה, הבהירו איזו החלטה נדרשת. אם אתם רוצים שאנשים יפעלו, הם צריכים לדעת מהו הצעד הבא. אם המטרה שלכם הייתה לשנות את הדרך שבה הם חושבים על נושא מסוים, חזרו לרעיון המרכזי שאתם רוצים שיישאר איתם.
הקהל הוא חלק מהפרזנטציה
הכנה טובה נותנת לכם מסגרת, אבל היא לא צריכה להפוך אתכם לשבויים של מה שהכנתם. הסתכלו על האנשים שמולכם. האם הם עוקבים אחריכם? האם שאלה שנשאלה גילתה שמשהו לא היה ברור? האם נקודה מסוימת זקוקה לדוגמה נוספת, או שאפשר להתקדם?
הגמישות הזאת נעשית קלה יותר כאשר ברור לכם מה באמת חשוב. אתם כבר לא מנסים להגן על כל משפט או על כל שקף שהכנתם, משום שתשומת הלב שלכם מופנית למה שהקהל צריך לקבל מכם.
בפעם הבאה שאתם מכינים פרזנטציה, נסו לא להתחיל בפתיחת PowerPoint ובשאלה מה אתם רוצים לומר. התחילו באנשים שיקשיבו לכם והחליטו מה הם צריכים להבין, לזכור או לעשות כאשר תסיימו. ברגע שזה ברור, לתוכן, לדוגמאות, לשקפים ולאופן שבו תציגו יש סיכוי טוב הרבה יותר לעבוד יחד ולעזור לכם להשיג את המטרה האמיתית של הפרזנטציה.